| 會議策劃 |
來源：張家界旅遊公司 | 作者：西部國旅會議中心 | 編輯：shengkejian | 訪問次數：次 |
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會議策劃不是簡單的PPT的堆砌，而必須是根據會議的目的借助壹定的科學方法和藝術，為決策、計劃而構思、會議策劃設計、制作策劃方案以達到最終的會議效果，好的會議策劃，壹定是對具體的執行方案有深入的思考，具有可行性；壹定是在某些方面有突破，有新意、有創意才行。
一、會議室器材準備
現代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。
1.桌椅、名牌（現代高檔會議室用桌面智能終端取代傳統名牌）、茶水
桌椅是最基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，壹般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，壹般采用圓桌型，並且要制作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現代會議的需要，壹般采用能重復使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現綠色會議，智能會議的需要。
會議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個人的口味不壹樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。
2.簽到簿、名冊、會議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，壹方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另壹方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下壹步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深了解，彼此熟悉。
3.黑板、白板、筆
在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然現在視聽設備發展得很快，但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各種視聽器材
現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備壹臺小型的影印機或打印機。
5.資料、樣品
如果會議屬於業務匯報或者產品介紹，那麽有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹壹種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示壹個具體的樣品，結合樣品壹壹介紹它的特點和優點，那麽給大家留下的印象就會深刻得多。
6.會標、背景板、展板
會標壹般指會議名稱和會議標語橫幅。
為強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是壹些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節約會議成本和準備時間。但采用噴繪寫真畫面時，壹定要註意采用環保材料，否則噴繪寫真畫面散發的刺鼻氣味不僅影響會議分為，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。
為渲染會議或活動，會場內外放置展板是有效方法。
二、基本會議內容
1、具體分析各種情況作出最完美的會議策劃;
2、根據會議的級別,選擇會議舉辦地;
3、根據會議對周邊環境的要求，確定具體舉辦地點;
4、根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，並提前預約。
三、會議流程
1、搞清楚“想法”
會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到壹定的目的和目標。因此第壹個重要步驟是問清楚會議主辦方的想法、目的、預算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下壹步的策劃構思偏離方向。
2、搞清楚“思路”
從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，壹定要確認壹個有經驗的項目負責人，想清楚策劃的步驟、時間推進節點、人員的分工。如果思路不清晰，經驗不到位，往往從策劃的壹開始，就會在眾多的意見、指導中迷失方向。
在妳籌劃的思路理清後，妳最好向上司、會議主辦人或會議主席描述壹下會議的目的和要求達到的結果，如果妳們的意見相符，妳就可以做下壹步的籌劃了。
3、會議地址的選擇
會場的選擇，直接關系到會議的風格、形式、規模、預算和檔次，這也是隨後進壹步策劃方案的基礎，選擇壹個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？
改革開放後，人民大會堂開始面向商業活動開放。為了突出會議的權威性，彰顯企業的高端形象，建議企業舉行重大會議活動選擇高端場地。
四、會議舉辦選擇
1, 列出可供選擇的清單
必須制作壹個會議場所清單表，清單表上需註明會議要求的所有重要條件，便於各個場所的比較和選擇。這壹方面，也可以參考SINO-MEETING的會場搜索系統，該系統內的數據將對選擇場地的過程，大大提高效率。
2, 根據清單綜合考慮會議類型與場所的搭配
比如研究和開發會議需要有利於沈思默想、靈感湧現的環境；重大的獎勵、表彰型會議壹定要有檔次，要引人入勝；對於交易會和新產品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。
3，親臨現場實地考察
考察場地非常重要，要做好充分的準備，要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以後解決可能出現的交易問題；要對會議中的重要流程和環節心中有數，在考察場地的時候，能問到的問題越多，今後出現風險的機率就越低。
4、會議整體規劃
確定了場地，策劃的工作就進入了快車道，通過以下步驟，整個會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現有的所有信息，先把整個會議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動腦會，這個會議上，妳需要把專業的會議策劃人士找來，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員找來，在妳的草擬方案基礎上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，壹般，從第壹稿的策劃書到最後落實的方案，如果策劃人員經驗到位的話，最多3次往返討論，就可以把方案細化到執行層面，是否到了細化到了執行面，關鍵要看是否已經擬出了“工作時間進程表”“任務分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張最重要的執行文件。
五、會都模式
伴隨著會議市場的發展，壹些城市由於其各方面的條件的吸引，成為了炙手可熱的會議舉辦目的地，壹種新的城市發展模式誕生了，北京綠維創景稱之為會都模式，就是是伴隨會議市場發展而形成的會議產業聚集形式，是以會議接待為主導、擁有大規模會議設施、休閑度假項目和酒店接待能力的會議產業聚集場所，包括達到壹定規模的會議型度假酒店或行政區域，按照會都影響力範圍可分為國際型、國家型和區域型；按規模可分為城鎮型和度假酒店型；按照規模，可以分為小型、中型、大型。
會都模式，是會議產業發展到壹定程度產生的，我們將其大致概括為三類發展模式：
1、旅遊市場導向型：依附著名的旅遊目的地或中轉過境地，借該地觀光旅遊之勢，依托旅遊市場，導入會議需求，形成觀光旅遊型會議聚集，包括以會議方式存在的獎勵旅遊和福利旅遊等。
2、城市商務導向型：由大都市的商務會議市場需求拉動，產生聚集效應，形成商務接待與商務會議型會都，多位於經濟繁華大都市郊區。
3、資源支撐型：由特色、新奇或珍惜的資源所支撐，尤其是與休閑度假緊密相關的資源，如溫泉、滑雪、濱海等，形成休閑度假目的地，其必需的周壹至周五及淡季資源利用，形成了對會議市場的規模化開發，產生了會都聚集。
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